Observar con atención los diferentes aspectos a tener en cuenta a la hora de invitar o ser invitado le hará sobresalir y destacarse. Conozca qué debe hacer cuando realiza o asiste a un almuerzo de trabajo, los detalles a considerar y las normas de cortesía social.

Qué verá aquí:

ü       Por qué son interesantes

ü       Cuáles son las cuestiones a observar y tener en cuenta

ü       Detalles sencillos que le ayudarán a distinguirse

Hoy en día la proliferación de almuerzos por motivos laborales son cada vez más frecuentes, tanto entre compañeros de una misma empresa, como entre colegas de diferentes entidades que se reúnen alrededor de ésta, para tratar asuntos profesionales, centrar o cerrar negociaciones o también, para estrechar lazos o consolidar equipos en un ambiente más distendido y relajado.

El almuerzo de negocios es una muy buena ocasión para fomentar redes y fortalecer las relaciones con clientes, proveedores, compañeros, jefes,... Además, permite reunirse con personas, que de otra forma serían inaccesibles por sus compromisos familiares o profesionales y ayuda a conectarse con el mundo y en cierto modo, desconectarse de la rutina laboral de la oficina.

El cuidado de las buenas maneras en una reunión de negocios de este tipo, es un aspecto muy importante a tener presente. El éxito o fracaso de un almuerzo radica en buena medida del uso de la etiqueta en la mesa. De nada sirve ser un buen negociador si durante un momento tan delicado como un almuerzo de trabajo, la persona no se sabe comportar y actúa de forma incorrecta. La credibilidad puede perderse en breves segundos si por ejemplo, no utiliza adecuadamente los cubiertos, se comienza a comer cuando el anfitrión o el resto de los comensales aún no lo ha hecho, si durante el transcurso de la comida sólo se habla de temas personales o profesionales o se monopoliza la conversación. Aunque a decir verdad, también un exceso en la aplicación de las normas de protocolo, puede desembocar en una rigidez incómoda y desagradable para todos los comensales.

En primer lugar, un aspecto que hay que tener muy presente a la hora de preparar u organizar una comida de negocios, dependiendo de la finalidad que tenga la celebración de ésta, es la ubicación correcta de los invitados, siendo más que recomendable, la planificación y estudio adecuado de la asignación de los puestos. Así, se asignará un puesto para el invitado o invitados de honor, se procurará no sentar juntas a personas con algún tipo de enemistad o rivalidad y se confirmará si acuden cónyuges o no. También la elección del restaurante o lugar es importante. Es preferible ir al sitio predilecto de su invitado, y en la medida de lo posible, no obligarle a trasladarse a un lugar cercano a nuestra empresa, a no ser que él o ella, así lo desee por alguna razón particular o especial. Si existe la posibilidad de elegir lugar, iremos a aquél donde la calidad del servicio, atención y alimentos sean excelentes y adecuados.

Otro tema importante es la decoración y arreglo de la mesa que ha de ser sencillo y aunque se admiten mantelerías de color, lo más elegante y correcto es utilizar el color blanco, pasteles suaves o marfil. El centro de la mesa puede estar ocupado por un bouquet de flores secas o naturales (sin perfume para no interferir con el aroma de la comida o bebida) con un diseño bajo, de manera que los comensales se vean las caras. Las mesas redondas sólo admiten un motivo ornamental, mientras que las rectangulares ofrecen más posibilidades decorativas, eso sí, los artículos decorativos han de estar espaciados para dejar sitio a bandejas, salseras u otros elementos que se necesiten colocar.

En cuanto a la distancia entre una persona y otra, ha de procurarse, aquélla en la que todos se sientan cómodos físicamente y que las conversaciones, se desarrollen en un tono de voz normal. De esta manera, entre un cubierto y otro debe haber una separación de 45 centímetros aproximadamente.

En cuanto a las servilletas, elemento indispensable en toda buena mesa, el tamaño estándar es el de 50 x 60 centímetros aunque existen otras variantes. Se doblan en forma de triángulo o rectángulo y se colocan a la izquierda, derecha o encima del plato. Los doblados con fantasía han de dejarse para ocasiones familiares o informales. El uso de la servilleta es muy sencillo: el comensal la colocará doblada por la mitad, encima de sus rodillas y ha de seguir medio doblada, también cuando se utilice para limpiarse. Cuando se ha terminado o hay que levantarse por cualquier razón, se deja doblada en pliegues sueltos en el lado izquierdo de nuestro servicio de mesa.

Algunos otros puntos importantes que garantizan el éxito de este tipo de encuentros, son cuidar los buenos modales y educación en la mesa. No hablar mucho de temas personales o particulares y comer con delicadeza, aspecto este último que está al alcance de todos. No es bueno beber en demasía porque la conversación puede desviarse por otros derroteros nada aconsejables, llegando incluso, a faltar al respeto u ofender al resto.

La persona que invita es el anfitrión o anfitriona, por tanto, desde la indumentaria que lleve, la manera de hablar, escribir y comportarse, así como el menú elegido, van a ser un reflejo inequívoco de la entidad que representa.

En cambio, si usted es un invitado, debe procurar confirmar lo más rápido posible la asistencia o no al almuerzo, ya que de esta forma, facilita la labor del anfitrión. Es una cuestión de delicadeza que el anfitrión agradecerá enormemente, porque le permitirá organizar la colocación de los asistentes, confirmar el número de comensales y no tener que abonar cubiertos que no se han utilizado.

En ocasiones, el almuerzo de negocios es comunicado por medio de una invitación. Si es nuestra empresa la organizadora de tal celebración, es necesario indicar aquellos datos indispensables para que el invitado sepa dónde y cómo ha de presentarse. Datos como el lugar, hora, si se invita al cónyuge o no, etiqueta en el vestir, si se dispone de un lugar para aparcar el coche o se tiene aparcacoches, ... Si tiene mucha información que comunicar es preferible adjuntar una nota de protocolo con las indicaciones y recomendaciones oportunas.

Tanto si usted organizada, como si es el invitado, observar una serie de conductas y de deferencias hacia el anfitrión o sus invitados, mostrar su cortesía y su forma de ser y actuar y cuidar todos los detalles, le ayudarán a mejorar su imagen y la de su organización.

En el mundo de los negocios cualquier ocasión es buena para sorprender gratamente.