Todas y cada una de las actividades establecidas en cualquier organismo deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la organización de que se trate.- La existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos del ente.

Este principio a primera vista parece obvio, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, sólo por darle “chamba” al amigo o por compromisos de índole político, que en nada contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario, sólo ocasionan gastos innecesarios y se burocratizan los procesos. No hay que confundir a los sistemas organizacionales con sistemas burocráticos o de papeleo excesivo; al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.

Por lo que respecta a la jerarquía, es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía por principio administrativo.

Ahora bien, al establecer niveles jerárquicos en un organismo, se hace indispensable determinar la autoridad y la responsabilidad de cada nivel de la organización, así a cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo, si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. En el mismo sentido, a cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. De la misma manera resulta absurdo conceder autoridad para realizar una función a un empleado, si no se le hace responsable por los resultados.

Pero debe quedar muy claro que al conferírsele autoridad a una persona en el nivel que sea, debe entenderse que aplica estrictamente a las actividades que se deben desarrollar para el logro de los objetivos de la entidad, ya que son muchas las veces que se confunde esa autoridad y se piensa que se debe ejercer indiscriminadamente, sólo porque el jefe lo ordenó, sin importar que las tareas no correspondan a las actividades estrictas de trabajo. En otras ocasiones, si el jefe no sabe tomar decisiones acertadas en el planteamiento de algún problema específico y dichas decisiones las impone (partiendo de la base que la autoridad hay que ejercerla), en lugar de resolver un problema, los crea con el consecuente malestar de los afectados. La postura cómoda de un jefe inepto que resuelve los problemas de manera autoritaria diciéndole al afectado “o la tomas o busca otras opciones laborales” deja mucho qué desear, porque si ese colaborador es valioso, por una mala decisión perjudica a la institución con su pérdida. Debe entenderse que una de las razones por las que se contrata a un jefe es para que solucione problemas, no para que los complique.

Este fenómeno es muy común en las organizaciones políticas, donde los subordinados “idolatran” a los jefes y todo lo que éstos ordenan se debe cumplir al pié de la letra, consecuentemente, los jefes, piensan que son omnipotentes y que todas sus decisiones sin importar si son acertadas o no, deben cumplirse solamente porque ellos lo están ordenando. ¿Usted, qué opina?