Superar las expectativas del proyecto, mantener informados a los interesados, y mejorar la imagen que los clientes tienen de nuestras compañías paradójicamente puede no ser suficiente para el desarrollo de una compañía orientada a proyectos.

Publicitar puertas adentro todo el valor que la gestión profesional de proyectos aporta a la compañía, permitirá luego ‘’venderla internamente’’ y generar el espacio necesario para su desarrollo. Los sectores de ventas y marketing, por sus áreas específicas de conocimiento, pueden ser excelentes aliados para conseguir este objetivo.

Una historia real

Luego de años trabajando como Project Manager (PM) en los principales proyectos que la Compañía había vendido, me di cuenta que quienes realmente apreciaban todo el valor de una gestión profesional de PM eran los clientes y no la alta gerencia de la compañía. Si bien esto no es intrínsecamente malo, el problema que enfrentábamos era no poder generar internamente esta misma percepción de valor, y así poder crear el espacio necesario para la creación de una Project Office eficiente.

Puntualmente, como en los principales proyectos había una gestión de proyecto profesional, se había vuelto casi natural el cumplimiento de sus objetivos, y por implementarse los mismos en casa de los clientes, los logros del equipo de proyecto tenían muy baja visibilidad dentro de una compañía netamente comercial.

Desde nuestra área, analizábamos varios caminos para solucionar esto, entrenamiento en gestión de proyectos para los sectores técnicos, realizar una auditoría sobre nuestra gestión, implantar el módulo de gestión de proyectos en nuestro ERP, distribuir por e-mail los indicadores de gestión de los proyectos más exitosos, etc. Pero ninguna de estas acciones atacaba el problema de la percepción de valor por parte de la alta gerencia de forma efectiva. Vía muerta.

La solución estaba en un problema

En verdad si había proyectos de alta visibilidad, proyectos cuyo nombre estaba en boca de casi todos y que rondaban por meses la oficina. Eran aquellos pequeños proyectos que no tenían asignado un Project Manager, y que de no cumplir con sus objetivos generaban el acalorado reclamo de los clientes.

En estos casos, como en cualquier proyecto, el cliente hacía su reclamo a quien más cerca estaba de él, y al no haber PM, la persona más cercana al cliente era el vendedor.

El vendedor entonces debía tomar las riendas, retornar el proyecto a sus causes normales, y tratar de dejar al cliente algo menos enojado.

Esta gestión, además de generar un desgaste en la relación comercial, en general era inefectiva.

En resumen, había proyectos famosos, y eran los vendedores quienes generaban esta visibilidad. Nace una idea.

Un caso de éxito

Luego de un proyecto fracasado, nuestra vendedora estrella exigió tener asignado un PM a su nueva venta. El proyecto se había vendido a una cuenta que ella atendía hacía tiempo, pero era su primera compra grande y existía la posibilidad de seguir vendiéndole.

Me asignaron el proyecto, y desde el primer momento fue claro que unos de los principales interesados (stakeholder) era nuestra vendedora.

Si bien no era común que habiendo un PM los vendedores se involucraran activamente en los proyectos, tampoco era la primera vez que ocurría. Ganarme su confianza fue el primer desafío del proyecto, y nuestro primer acierto fue integrar a nuestra ejecutiva de cuentas al equipo de proyecto desde la planificación. Ella nos brindó valiosa información, nos dio soporte en las negociaciones, y nos permitió crear más rápidamente un clima de confianza y colaboración en el cliente.

Como en todo proyecto hubo problemas, cambios y desvíos, y si bien el se concluyó levemente fuera de cronograma, logramos la total satisfacción del cliente, estuvimos bajo el presupuesto, y obtuvimos una orden de compra por una ampliación.

Con el cierre del proyecto se inician dos acciones de marketing directo, un mailing de reconocimiento al team del proyecto enviado por el CEO, y una campaña boca a boca iniciada por iniciativa de la vendedora que resultó de gran impacto.

Este fue nuestro primer proyecto exitoso y famoso, y marcó un camino en el desarrollo de la visibilidad de la PO.

Nuestra próxima acción: trabajar junto al departamento de marketing para la publicación de nuestro caso en los medios.

Beneficios obtenidos

Una gestión visible y reconocida de los proyectos implica:

  1. Cambiar la percepción del sector comercial, del PM como un valor y no como un costo.
     

  2. Realizar ventas mas responsables, ya que los vendedores luego viven las consecuencias de sus ofertas
     

  3. Vender externamente la gestión de proyectos como elemento diferencial
     

  4. Facilitar la adquisición de recursos en futuros proyectos.
     

  5. Aumentar la influencia del PM en la organización, agilizando así los procesos
     

  6. Facilitar el liderazgo del gerente de proyecto.
     

  7. Facilitar el trabajo de recursos de la compañía que si bien no son parte del equipo de proyecto, prestan servicios al mismo (administración, finanzas, depósito, HHRR)
     

  8. Aumentar el reconocimiento y la sensación de logro del equipo de proyecto.


Conclusiones

Para lograr una efectiva venta interna, nada mejor que involucrar a los vendedores en los proyectos, y lograr que ellos sean quienes primero compren la gestión profesional de proyecto.

Marketing es quien mejor uso de los medios tiene. Brindarle a marketing contenido para publicar es una estrategia ganadora.

Recursos Humanos y Seguridad e Higiene, también pueden ser aliados a la hora de publicar en carteleras internas y revistas corporativas nuestros casos de éxito.