La Contraloría General y las unidades de Auditoría Interna conformantes del Sistema evaluarán periódicamente la ejecución de los Planes Anuales de Auditoría Interna, formulando el correspondiente Informe.

Planificación específica.

El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la realización de una auditoría interna de alta calidad y debe estar basado tanto en el conocimiento de la actividad que desarrolla la institución a examinar como de las disposiciones legales que la afectan.

La planificación de una auditoría implica desarrollar una estrategia general para su conducción a fin de asegurar que el auditor tenga un cabal conocimiento y comprensión de las actividades, sistemas de control e información y disposiciones legales aplicables a la institución, que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoría así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

La planificación de la auditoría debe incluir la evaluación de los resultados de la gestión de la institución a examinar, en relación a los objetivos, metas y programas previstos.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

La información que necesita el auditor para planificar la auditoría interna varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con la institución sujeta a examen. Se puede realizar un estudio preliminar de la institución antes de preparar el plan para ejecutar el trabajo de campo. El estudio preliminar constituye un método de apoyo eficaz para seleccionar las áreas específicas donde se va a practicar la auditoría y para obtener información que habrá de utilizarse en la planificación. Es un proceso que permite conseguir rápidamente información sobre la organización, programas, actividades y funciones de la institución, aunque sin someterla a una verificación detallada.

Al concluir la recolección y estudio de información el auditor documentará su trabajo mediante:

a. Descripción de las actividades de la institución, resumidas en los papeles de trabajo, sustentadas con la documentación obtenida de la institución, como flujogramas sobre los procedimientos de las áreas más significativas, etc.

b. Emisión de un Memorándum de Planificación cuya estructura básica contendrá:

1. Objetivos del examen: son los resultados que se espera alcanzar.

2. Alcance del examen: grado de extensión de las labores de auditoría que incluye áreas, aspectos y períodos a examinar.

3. Descripción de las actividades de la institución.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

4. Normativa aplicable a la institución, especialmente relacionadas con las áreas de materia de evaluación.

5. Informes a emitir y fechas de entrega.

6. Identificación de áreas críticas definiendo el tipo de pruebas a aplicar.

7. Asuntos importantes. Situaciones importantes a tener en cuenta durante la conducción del examen, incluyendo denuncias.

8. Personal, nombre y categoría de los auditores que conforman el equipo de auditoría. Asimismo, las tareas asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y experiencia.

9. Funcionarios de la institución a examinar.

10. Presupuesto de tiempo, por categorías, áreas.

11. Participación de otros profesionales y/o especialistas, de acuerdo a las áreas materia de evaluación.

La responsabilidad por la preparación del Memorándum de Planificación corresponde al auditor encargado y al supervisor; la revisión y aprobación a los niveles gerenciales competentes.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

En el caso de las instituciones sujetas a fiscalización el encargado del departamento de Auditoría Interna aprobará el Memorándum de Planificación.

Programas de Auditoría.

Para cada auditoría gubernamental deben prepararse programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación; así como el personal encargado de su desarrollo.

Los programas de auditoría comprenden una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que permitan obtener las evidencias competentes y suficientes para alcanzar el logro de los objetivos establecidos.

Se desarrollan a partir del conocimiento de la institución y sus sistemas. El auditor se apoya en este conocimiento para establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

Su flexibilidad debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor encargado y supervisor se consideren pertinentes durante el curso de auditoría.

NORMAS RELATIVAS A LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

Los programas de auditoría guían la acción del auditor y sirven como elemento para el control de la labor realizada. Deben también permitir la evaluación del avance del examen y la correcta aplicación de los procedimientos, de modo que la consecución de los resultados esté de acuerdo con los objetivos propuestos.

El programa de auditoría debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de guía y como medio para controlar la adecuada ejecución del trabajo.

La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al auditor encargado y supervisor.

Archivo

Permanente Para cada institución sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente.

El Archivo permanente está conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extracto de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes, básicamente relacionadas con:

• Ley Orgánica de la institución y normas legales que regulan su funcionamiento
• Organigrama aprobado
• Reglamento de organización y funciones aprobado
• Manual de organización y funciones aprobado
• Manual de procedimientos aprobado
• Flujogramas de las principales actividades de la institución
• Plan operativo institucional

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• Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones
• Estados Financieros o informe de ejecución presupuestaria
• Informes de Auditoría
• Denuncias
• Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones

• Informe de evaluación del plan anual resumen de las decisiones más importantes adoptadas
• Resoluciones y circulares emitidas por la institución.
• Convenios y Contratos.

Se actualizará periódicamente a fin de permitir su fácil actualización, especialmente en la fase de planificación de las auditorías.

La responsabilidad de organizar el Archivo Permanente corresponde:

a. A las áreas administrativas y jurídica de la Contraloría General.

b. A los departamentos de Auditoría Interna de las instituciones sujetas a fiscalización y control.

Alcance del Trabajo sobre Cumplimiento y Controles Internos

El auditor debe informar el alcance de sus pruebas sobre cumplimiento de las leyes, regulaciones y controles internos. Si las pruebas no exceden aquellas que el auditor considera necesarias para una auditoría de estados financieros o informe de ejecución presupuestaria, será suficiente que el auditor

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declare que realizó pruebas sobre el cumplimiento de ciertas leyes y regulaciones, que obtuvo entendimiento de los controles internos y que evaluó los riegos de control.

Las normas que se establecen a continuación, están referidas a : estudio y evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de auditoría, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta de representación.

Estudio y evaluación del control interno.

Se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación del control interno para identificar las áreas críticas que requieren un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad a fin de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad de la aplicación de procedimientos de auditoría.

El sistema de control interno comprende el plan de organización, los métodos, procedimientos y la función de auditoría interna establecidos dentro de una Institución pública, para salvaguardar su patrimonio contra el malgasto, pérdida y uso indebido, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones y, comprobar el cumplimiento de los objetivos y políticas institucionales, así como de la normativa aplicable. Un apropiado sistema de control interno, también permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la existencia de hechos ilícitos, de ser el caso.

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La administración de la Institución es responsable de implantar y mantener un sistema eficaz de control interno, cuya estructura comprende:

a. Ambiente de control, que se refiere a la disposición general, actitud vigilante y acciones adoptadas por parte de la administración con respecto al control y su importancia para la institución.

b. Sistemas de información y registro, consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de la institución.

c. Procedimientos de control, consisten en las políticas y procedimientos adicionales establecidos por la administración para lograr una razonable seguridad de que los objetivos específicos de la institución serán alcanzados.

El estudio y evaluación del sistema de control interno tiene por objeto conocer con mayor precisión aquellos aspectos de importancia de la organización y funcionamiento de la institución, así como, efectuar los ajustes de los programas y la aplicación detallada de procedimientos de auditoría, especialmente en las áreas críticas, que servirán como base para el establecimiento de los objetivos y alcance de la auditoría, la formulación de recomendaciones a considerarse en el informe y la determinación del grado de confianza de los controles implantados por la institución.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

El estudio y evaluación del sistema de control interno debe ser llevado a cabo de acuerdo al tipo de auditoría que se ejecute, sea financiera, de gestión o se trate de auditorias especiales.

Los auditores podrán evaluar, hasta donde sea necesario para cumplir los objetivos de auditoría, aquellas políticas, procedimientos, prácticas y controles que sean aplicables a los programas, funciones y actividades que sean materia de la auditoría.

La recopilación de información del sistema de control interno debe documentarse adecuadamente, teniendo en cuenta la forma en que se presente la información y, el criterio del auditor.

La evaluación del sistema de control interno comprende dos etapas:

1. Obtención de información acerca de su funcionamiento.
2. Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos.

En caso de encontrarse computarizados los sistemas de información y registro, el auditor debe establecer si los controles internos están funcionando apropiadamente, a fin de brindarle confianza respecto a la integridad de los datos procesados mediante medios informáticos.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

Evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias.

En la ejecución de la auditoría gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoría.

En el desarrollo de la auditoría gubernamental, la evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentos es también importante debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales se crean generalmente por ley y están sujetos a disposiciones legales y reglamentarias más específicas que las que rigen en el sector privado. Dicha normativa establece, entre otros aspectos, que debe hacerse, quien debe hacerlo, las metas y objetivos por alcanzar, la población que se va a beneficiar, cuanto y en qué deberá gastarse.

Las fuentes de información sobre las disposiciones legales son diversas. Una adecuada fuente primaria constituye la institución auditada, dado que conoce la legislación aplicable. Cuando la citada institución reciba financiamiento de otro nivel gubernamental y se conozca su fuente, los auditores podrán recurrir a la organización que suministre los fondos para obtener y/o verificar información relacionada con las normas pertinentes.

Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, el auditor debe planificar la auditoría en tal forma que tenga una razonable seguridad de que se descubrirán posibles abusos o actos ilícitos que puedan influir significativamente en los resultados de la auditoría.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

El auditor no necesariamente está capacitado para investigar actos ilícitos de ciertos tipos que por su especialización o complejidad competen a las autoridades responsables de investigar esa clase de hechos o de aplicar las leyes correspondientes. No obstante, está obligado a conocer las características y tipos de los riesgos potenciales del área auditada y de los actos ilícitos que puedan ocurrir en ella, para que esté en posibilidad de identificar los indicios de que esos actos puedan haber ocurrido.

La ejecución de una auditoría de conformidad con las Normas Internas de Auditoría Gubernamental no será garantía que habrán de descubrirse todos los abusos o actos ilícitos. El descubrimiento posterior de tales actos ocurridos durante el período que haya sido objeto de la auditoría, tampoco significará, necesariamente, que el desempeño del auditor fue inadecuado, a condición de que la auditoría se haya efectuado de acuerdo con las Normas Internas de Auditoría Gubernamental establecidas.

Supervisión del trabajo de auditoria.
El personal debe ser adecuadamente supervisado.

La supervisión implica dirigir los esfuerzos de los auditores involucrados en la auditoria para determinar si se están alcanzando los objetivos de auditoria. Entre los elementos de supervisión se incluyen: instruir a los miembros del personal, mantenerse informado de problemas significativos encontrados, revisar el trabajo realizado y proporcionar capacitación en el campo de trabajo.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

Los supervisores deben tener la seguridad de que el personal entiende claramente el trabajo que se realizara, porque se va a efectuar y que se espera lograr. Con el personal experimentado, los supervisores pueden delinear el alcance del trabajo y dejar los detalles a los asistentes. Con un personal menos calificado, los supervisores pueden indicar no solo las técnicas para el análisis de la información sino también la manera de recopilarla.

En la auditoría gubernamental, la supervisión será ejercida por el auditor encargado, el supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con el proceso del examen.

La supervisión se aplicará al planificar y ejecutar el trabajo de campo, así como elaborar el correspondiente informe de auditoría.

La cantidad de trabajos de auditoría a supervisar dependerá de los objetivos y alcance de la auditoría complejidad del trabajo, y condiciones externas, como la distancia de las instituciones a examinar.

Evidencia suficiente, competente y relevante.

El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la auditoría.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

La evidencia deberá someterse a prueba para asegurarse que cumpla los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

Características de la evidencia.

a. Suficiencia

Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor puede adquirir certeza razonable que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. Cuando sea conveniente, se podrá emplear métodos estadísticos con ese propósito.

b. Competencia

Para que sea competente, la evidencia debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor deberá considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser así, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe.

Los siguientes supuestos constituyen criterios útiles, no exclusivos, para juzgar si la evidencia es competente.

• La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio organismo auditado.

• La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es más confiable que aquella que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL.

• La evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación y cálculo o inspección es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta.

• Los documentos originales son más confiables que sus copias.
• La evidencia testimonial (Declaración Jurada) que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes expresarse libremente merece más crédito que aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras ( por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados ).

c. Relevancia

Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.

Cuando lo estimen conveniente, el auditor debe obtener de los funcionarios de la institución auditada, declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de la evidencia que haya obtenido.

Clasificación de la evidencia.

a. Evidencia Física

Se obtiene mediante inspección u observación directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorándum (donde se resumen los resultados de la inspección o de la observación), fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales.

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b. Evidencia documental

Consiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño.

c. Evidencia testimonial (Declaración Jurada)

Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. También será necesario evaluar evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no haya estado influenciados por prejuicios o tuvieran solo un conocimiento parcial del área auditada.

d. Evidencia Analítica

Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes.

Confiabilidad de la evidencia proveniente de sistemas computarizados

Cuando la información procesada por medios electrónicos constituya una parte importante o integral de la auditoría y su confiabilidad sea esencial para cumplir los objetivos del examen, el auditor deberá cerciorarse de la relevancia y de la confiabilidad de esa información.

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Para determinar la confiabilidad de la información, el auditor:

a. Podrá efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas computarizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; o

b. Si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos.

Cuando el auditor utilice datos procesados por medios electrónicos o los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditoría, bastará generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su informe.

Papeles de trabajo

El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría. Por tanto deberán contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe. Podrán incluir cintas, fotos, películas, discos u otra pruebas.