Socio de Paradigma Consultores Asociados. Los proyectos son la base del diseño e implementación de cambios en las organizaciones modernas. A través de ellos, se crean nuevos productos y procesos de negocio. Cada vez más, la dirección de una empresa necesita estar informada sobre la evolución de sus diversos proyectos para asegurarse de que sus objetivos se encuentren alineados con la estrategia global.
Dentro de este marco, hay una serie de cuestiones que deben resolverse: ¿Cómo
estandarizar y consolidar la información? ¿Cómo definir procesos, funciones y
herramientas que faciliten la gestión de múltiples proyectos?
Para responder a estos interrogantes, las empresas suelen contar con un área
específica: la Project Management Office (PMO). El objetivo:
garantizar una dinámica y coherencia imposible de alcanzar de manera aislada por
las distintas áreas operativas, siempre inmersas en el día a día.
Según el estilo organizacional de cada compañía, el nivel de integración
requerido entre los distintos proyectos y las facultades delegadas, las
PMO pueden tener distintos alcances. ¿Cuáles son las funciones
que debe cumplir la PMO para alinear los distintos proyectos con la estrategia
corporativa?
1) La contribución a la formulación del Master Plan
(Portafolio, Programas o Proyectos puntuales según el alcance definido).
2) La realización de controles de calidad para el cumplimiento
de los estándares del proyecto.
3) La administración de la incertidumbre intrínseca a cualquier
proyecto.
4) La definición de los indicadores y los "paquetes de
información" de los proyectos y de las oficinas en su conjunto.
5) La confección de un inventario de necesidades de mejora.
Esto incluye la investigación y difusión de las mejores prácticas, la
actualización de metodologías, estándares y herramientas de soporte.
6) La gestión de los recursos necesarios para los proyectos en
una amplia gama de aspectos: contrataciones, seguimiento y control de
asignaciones de recursos, definición de planes de desarrollo de recursos
humanos, orientados a la consolidación de las habilidades técnicas críticas para
la gestión del sector.
En síntesis, la PMO es un área de servicios compartidos con un
objetivo muy claro: integrar la gestión de proyectos en
todas sus fases. Desde la prefactibilidad hasta la puesta en marcha,
pasando por la factibilidad, el diseño y la construcción. Los esfuerzos están
orientados a la efectividad y productividad de los proyectos, minimizando
riesgos, fracasos y desilusiones.